你是否有遇到以下情況？
- 每日需要大量工作時間在處理文件：找文件、查資料、整理、影印、傳真、存檔…
- 找不到所需文件而蒙受業務上的損失；
- 辦公室租金愈來愈貴，文件存放空間永遠不敷應用、文件柜愈來愈多、工作空間愈來愈少，甚至辦公枱下亦放滿快勞；
- 文件及資料無備份，不幸遇到意外時可能令到業務停頓，損失難以補救。
甚麼是文件管理？
- 文件管理是文件由制作、查閱、傳送、存檔、儲存，備份、直至毁滅的整個流程管理；
- 由於日常業務上均需要查閱、分享、傳送大量資料、數據作參考，所以文件管理及效率日益重要。
- 傳统文件存檔管理都是以人手及紙張為主，不但佔據大量空間，亦無標準，在查閱時十分費時，甚至可能找不到所需文件；
- 所以應該先從文件存檔管理入手，制訂文件存檔的標準。以後在查閱、分享及管理上都會較為容易；
- 文件管理數碼化，在制訂管理標準時會更加容易。
如何制訂文件存檔的標準？就是為以下4點訂立標準：
1. 文件名稱？
2. 文件存放位置？
3. 怎樣可以找到文件？
4. 怎樣去保存文件？
如果你現時的文件存檔格式無問題，文件管理數碼化將會進一步提升你文件存取的效率。
文件管理數碼化的好處？
- 即時獲得所需資料；
- 因節省搜尋資料的時間，得以提升服務質素及工作效率；
- 大量節省辦公室空間、 一隻CD约半個文件柜；
- 節省存取文件、行政管理及影印費用；
- 節省購買文件夾及文件柜的費用；
- 保存資料的完整性；
- 容易處理資料保密及備份；
- 香港税務局接受可作税務用途；
- 文件掃描檢查後，可按情況將文件消毁，以節省存放文件空間。
如何實施文件數碼化？
- 首先需要一個文檔管理軟件，來處理數碼化後的文檔存取及備份；
- 公司內部需要按本身要求制訂標準索引格式，亦即是存取的標準格式；
- 電子檔案如Word、Excel、Outlook、JEPG、PDF及數碼相等，均可直接匯入文檔管理軟件；
- 紙張文件可用專業的掃描器掃描存檔。
為甚麼需要文檔管理軟件？
- 單單將文件掃描存在電腦的文件夾內，等如存放在你電腦上的[我的文件]，只憑個人習慣去存檔，並無標準，根本無法共享，甚至隨着習慣改變，忘記存放位置。
- 文檔管理軟件提供了數碼化文檔的所需的管理包括存放位置、多重索引格式、自動化索引、快速檢視、簡易備份等多項功能，在制訂文件存檔標準時更方便容易。
到底應該如何選擇合適的文檔管理軟件，歡迎與本公司查詢，我們的文檔管理專家會向你作出專業的分析，為你提供最合適的方案。
個案分享：
- 學校：將所有在學或已離校學生紀錄掃描，大量節省查閱時間，亦可減省管理人手。
- 社區服務中心：將已完結的案件檔案掃描，大量節省儲存空間及方便查閱。
- 速遞公司：將每日派送單據掃描，查閱時間由半日縮短至1分鐘，更可直接將派送單據電郵或傳真給客戶核對，提高客戶服務質素，同時保持文件的完整性。
- 成衣製做：將要送交外國的會計文件先掃描存檔，再以電郵傳送，節省大量影印及郵寄費用。
