自動化跨境文件流程

 

原文刊登於第904期PCM電腦廣場雜誌

Large Format Scanning, Printing and Management Solution Day-3 Dec, 2010

Plustek OpticBook A300 A3書本掃描器

         隨著科技的日新月異，越來越多高科技創新產品選擇巔覆一般人對於傳統書籍的既定印象，企圖將人們閱讀書籍的習慣帶入另一個嶄新的領域。Plustek A3尺寸書本掃描器OpticBook A300除了可以迅速將厚重書本數位化，大幅提升您閱讀時的便利性之外，另一方面您也能透過轉成PDF格式的檔案，輕鬆地與家人朋友分享您愉悅的閱讀經驗。

超高規格硬體設計
OpticBook A300採用600dpi的彩色CCD擷取影像來源，最大掃描範圍為A3。對於需要掃描眾多大型尺寸文件如精裝書籍、精美海報、報章雜誌或大尺寸文件的您來說，A300能一次滿足您的全部需求。其最新掃描核心 晶片和透過USB 2.0連結傳輸，掃描一張A3全彩文件僅需2.48秒，大幅縮短製作電子書的時間。結合Plustek全球獨特機構S.E.E（陰影去除元件）專利，僅 0.2公分寬的邊距設計能讓書本與玻璃面板緊密貼合，確保書本頁面影像的完整清晰，讓書背陰影再也不會成為您閱讀時的障礙。

簡易操作軟體設計
Plustek了解您對於掃描書籍的需求，特別開發掃描書籍專用的軟體 – Plustek Book Pavilion。簡易的軟體操作介面搭配五組單鍵掃描按鍵，即使是初次使用皆可以輕易上手。OpticBook A300掃描出來的完整清晰頁面搭配字元辨識軟體(OCR)，可有效提升辨識率。另外，檔案輸出格式除一般Jpeg、Tiff、BMP、Word或Excel等以外，可搜式PDF（Searchable PDF）格式可將多頁掃描頁面儲存為一個檔案外，還可透過關鍵字即時搜尋到您所需的資訊，有效縮短您尋找資料的時間並協助您輕鬆做好文件管理。

• 全球專利－書本零邊距設計，維持書本頁面掃描影像完整清晰

• 大尺寸掃描範圍A3大小
• 超高速掃描 (2.48秒／單頁全彩A3，300dpi)
• 5組按鍵結合專業掃描軟體Book Pavilion，有效提升書籍掃描速度
• 600dpi彩色高解析CCD掃描元件，確保影像清晰度並保有原始色彩
• USB 2.0傳輸介面
• 提供多TWAIN連結介面，可連結至您慣用的影像編輯軟體

全新Plustek OpticBook 4600 A4書本掃描器

        由於網路的普及，我們可輕易地在網路上搜尋所需資訊；但對於愛書人士而言，坐擁群書的感覺絕非是枯坐在電腦前上網所能比擬的。「書中自有黃金屋」， 因此他們將書籍視為寶物一般地大量收藏在家中，除了能享受擁有大量藏書的成就感，也能在搜尋資訊時發揮實質的功用。但在寸土寸金的有限藏書空間內，如何將 書籍分門別類、有效地在茫茫書海中找尋所需的「寶藏」，儼然成為這些愛書人最頭痛的問題。

    Plustek OpticBook 4600延續其姐妹機 OpticBook 3600產品系列的S.E.E零邊距專利機構設計，僅0.6cm的邊距讓使用者展開書籍後，能不費力地將書頁與機身緊密貼合，使掃描出來的頁面乾淨清爽而 不會有書背陰影的問題，提升使用電腦閱讀的樂趣。另外，搭配USB 2.0傳輸介面，掃描速度更由原先的9秒鐘／張（A4全彩，300dpi）縮短至3.2秒，大幅節省使用者等待的時間。

      另外，Plustek OpticBook 4600結合國際知名的字元辨識軟體 – I.R.I.S Readiris Pro 10 亞太企業專業版，協助使用者將資料輸出成可搜式(Searchable) PDF、Word、Excel等多種檔案格式。使用者毋須像探險家一樣靠著薄弱的記憶或線索，在茫茫書海中找尋所需資訊，而可利用電腦作業系統內建的搜尋 功能，只須輕易地鍵入欲查詢資料的「關鍵字」，可立即搜尋到所有相關的檔案。

     整合簡易操作介面、人性化設計與專業掃描技術的Plustek OpticBook 4600不但可協助您將書籍資訊數位建檔，更可快速找尋到所需資訊。如果您是愛書人士、圖書管理員、檔案管理者或教育人員，OpticBook 4600將會是您不可或缺的小幫手。

OpticBook 4600 清晰書頁掃瞄

                                一般掃瞄器掃瞄結果

 

 

改善文件管理的第一步

你是否有遇到以下情況？

• 每日需要大量工作時間在處理文件：找文件、查資料、整理、影印、傳真、存檔…
• 找不到所需文件而蒙受業務上的損失；
•  辦公室租金愈來愈貴，文件存放空間永遠不敷應用、文件柜愈來愈多、工作空間愈來愈少，甚至辦公枱下亦放滿快勞；
• 文件及資料無備份，不幸遇到意外時可能令到業務停頓，損失難以補救。

甚麼是文件管理？

• 文件管理是文件由制作、查閱、傳送、存檔、儲存，備份、直至毁滅的整個流程管理；
• 由於日常業務上均需要查閱、分享、傳送大量資料、數據作參考，所以文件管理及效率日益重要。

如何提高文件管理的效率？

• 傳统文件存檔管理都是以人手及紙張為主，不但佔據大量空間，亦無標準，在查閱時十分費時，甚至可能找不到所需文件；
• 所以應該先從文件存檔管理入手，制訂文件存檔的標準。以後在查閱、分享及管理上都會較為容易；
• 文件管理數碼化，在制訂管理標準時會更加容易。

如何制訂文件存檔的標準？就是為以下4點訂立標準：

1.          文件名稱？

2.          文件存放位置？

3.          怎樣可以找到文件？

4.          怎樣去保存文件？

如果你現時的文件存檔格式無問題，文件管理數碼化將會進一步提升你文件存取的效率。

文件管理數碼化的好處？

• 即時獲得所需資料；
• 因節省搜尋資料的時間，得以提升服務質素及工作效率；
• 大量節省辦公室空間、  一隻CD约半個文件柜；
• 節省存取文件、行政管理及影印費用；
• 節省購買文件夾及文件柜的費用；
• 保存資料的完整性；
• 容易處理資料保密及備份；
• 香港税務局接受可作税務用途；
• 文件掃描檢查後，可按情況將文件消毁，以節省存放文件空間。

如何實施文件數碼化？

• 首先需要一個文檔管理軟件，來處理數碼化後的文檔存取及備份；
• 公司內部需要按本身要求制訂標準索引格式，亦即是存取的標準格式；
• 電子檔案如Word、Excel、Outlook、JEPG、PDF及數碼相等，均可直接匯入文檔管理軟件；
• 紙張文件可用專業的掃描器掃描存檔。

為甚麼需要文檔管理軟件？

• 單單將文件掃描存在電腦的文件夾內，等如存放在你電腦上的[我的文件]，只憑個人習慣去存檔，並無標準，根本無法共享，甚至隨着習慣改變，忘記存放位置。
• 文檔管理軟件提供了數碼化文檔的所需的管理包括存放位置、多重索引格式、自動化索引、快速檢視、簡易備份等多項功能，在制訂文件存檔標準時更方便容易。

到底應該如何選擇合適的文檔管理軟件，歡迎與本公司查詢，我們的文檔管理專家會向你作出專業的分析，為你提供最合適的方案。

個案分享：

• 學校：將所有在學或已離校學生紀錄掃描，大量節省查閱時間，亦可減省管理人手。
• 社區服務中心：將已完結的案件檔案掃描，大量節省儲存空間及方便查閱。
• 速遞公司：將每日派送單據掃描，查閱時間由半日縮短至1分鐘，更可直接將派送單據電郵或傳真給客戶核對，提高客戶服務質素，同時保持文件的完整性。
• 成衣製做：將要送交外國的會計文件先掃描存檔，再以電郵傳送，節省大量影印及郵寄費用。

如何選擇合適的高速文件掃描器？

經常有客戶問在選購高速文件掃描器時，不知道那一個牌子、那一款型號最適合自已的需要。有些以價錢為先、有些以品牌為先、有些則只是看過雜誌廣告介紹！

我們會向客戶提出以下幾個問題，在了解到客戶的真正要求及預算後，便能夠推薦最合適的文件掃描器。大家可作為參考。

1. 要買A4機 或 A3機? （即大部份要掃描的文件的最大尺寸）

• 因為價錢相差很大，一部A4機售價由港幣數千元到二萬元以內，視乎速度與功能而定。一部A3機價錢約售港幣三萬元起。如果要掃描的A3文件不多，可以選擇買A4機，小量的A3文件用影印機處理。

     2. 是否有庫存的文件需要掃描 (清backlog)? 是否要限時處理？

• 不同型號的掃描器，每日掃描量都有分別。客戶可參考產品目錄，或向代理查詢。但要知道生產量（Production Yield）絕不是以掃描器每分鐘的速度 x 60 分鐘 x 8 小時。例如一部1分鐘可掃描45張A4紙的掃描器，以一個人每日8小時工作計算，並不是 45 x 60 x 8 = 21,600！而是每日大概可處理 4,000張。因為尚有拆釘、整理、索引及QC等其它工序。

• 客戶應跟據庫存的文件量及時限，去選擇每日達到所需生產量的掃描器。例如庫存500箱文件，用一部每日掃3,000張的掃描器，可能要500個工作天才能完成。這樣便可能要投入更多資源去縮短工作時間。因為人工始終是最貴的。

• 如果在完成掃描大量庫存文件後，每日要處理的文件數量不多，或者可考慮外判掃描服務，以控制成本。

     3. 日常要掃描的文件數量有幾多？

• 一般中小企可選擇每日掃描量有3,000 - 4,000張的高速掃描器。就算每日要掃描的文件量沒有那麼多，但因為掃描速度快，只需要用很少的時間就能夠完成工作。當然，如果每日要掃描的文件量超過這個數量，就要選擇更高速的型號。

    4. 要掃描的文件種類？

• 如果要掃描一些會計文件，就要選擇一些在分紙/送紙及圖像處理上技術比較先進的型號。因為會計文件每張都有不同的尺寸、顏色及厚薄。

• 如果分紙/送紙的功能差，就會很容易疊紙，雖然有些型號採用了超聲波疊紙偵測的技術（文件在掃描時會同時通過感應器，如果疊紙就會偵測到在兩張紙中間形成的空氣層），但只代表能“偵測到”，並不是“減少了”疊紙的出現。所以最重要是分紙/送紙的技術好才能解決疊紙的問題。

• 另外圖像處理技術差，就可能經常要重新調較掃描器的設定去掃描出最佳的映象，例如：光暗、對比、解像度、甚至要用灰階或彩色掃描。大大影響了生產量。

     5. 維修保養？消耗品？

• 有些品牌售價會比較便宜，但往後每年的維修費用卻十分高昂。在有維修保養及正常情況下使用，一部高速文件掃描器應該可使用3年。所以應以整體的價錢作比較。

• 文件掃描器的消耗品就是分紙/送紙道上的膠轆。膠轆因經常磨擦，在使用一段時間後就要更換。所以膠轆的壽命與價錢亦是成本。

當然，最好直接聯絡我們的同事 (Tel: 2246-0023)，以提供更專業的意見。

Kodak i4200 將混亂轉化為效率，以及將效率轉化為優勢

可更輕鬆地數位化和管理混亂的文件。利用柯達不斷建立的多功能擷取解決方案，您將可以立即準備就緒進行生産型掃瞄 – 就在您打開箱子的那天起。鄭重介紹全新的柯達i4000系列掃瞄機。我們利用我們在文件管理方面的所有知識構建了一個完全的原始平台，協助您控制資訊、執行自動進程，將生産力帶入新的高峰。
現在是使用符合您目前需求並且可成長以滿足您未來需求的解決方案的時候了。這是您與柯達合作的良機。

它很艱難。它很簡單。它透過聆聽您的需求而全新設計，提供所有的這些需求。請參閱以下資訊並決定您所需要的文件擷取解決方案，然後瞭解全新的KODAK i4000系列掃瞄機如何爲您提供這些功能。

Kodak i1405掃瞄器

柯達i1405掃瞄器幾乎可以處理任何大小的文件，或在任何情況下處理文件。這個功能可為您的桌上型業務掃瞄帶來靈活性、易於使用的功能，以及增強的完美頁面影像質量。

• 幾乎在任何情況下，掃瞄器能夠以高達每分鐘45頁﹝200 dpi﹞的速度處理任何長達863公釐（34英吋）的文件，文件類型包括卡片紙到半透明薄紙不等。
• 以最新的完美頁面影像處理給您更傑出的影像品質，包括背景色彩平滑處理、增進彩色精準度、自動色彩偵測，還有更多
• 以 USB 2.0 介面簡易連接及高速影像傳輸
• 智能觸控功能允許您按一下即能簡易掃描至檔案、電子郵件、出版物及其他桌面應用程式
• 五個輸出選項：黑白、灰階或彩色，以及雙向同時輸出－彩色與黑白或灰階與黑白，為您的企業提供可滿足一系列業務需求如表格處理、影像鑰匙、封存、法規符合規範、網路呈現及其他類型的影像需求。

柯達i1405掃瞄器具備了您期望柯達為您提供的多變性、易於使用的功能以及高品質的影像，因此能夠為您的業務帶來競爭優勢。

具備掃瞄任何類型文件的能力

• 可處理由卡片紙到半透明薄紙的每樣東西
• 掃描文件長達 863 mm (34 英吋)863 mm (34 英吋)

易於使用的功能

• 智能觸控功能讓您能建議選擇正確的掃描應用程式，以傳送已掃描文件至可支援 TIFF、JPEG、RTF、PDF 和可搜尋 PDF 的援電子郵件、檔案、出版物及其他桌面應用程式。
• USB 2.0 介面提供高速影像傳輸
• 在200 dpi的情況下，掃瞄速度可高達每分鐘45頁
• 每日可處理多達9,000頁

新的完美頁面功能設定提供了增強的影像品質

• 背景顏色平滑移除背景驗色中的差異以提供更大的色彩一致性及縮減檔案大小
• 增加色彩精確度增強影像的真實感、更一致的色彩
• 自動彩色感應根據文件內容輸出色彩、灰階或黑白影像。
• 互動式色彩輸出調整透過調整亮度、對比和色彩平衡，彌補印表機的差異、顯示和燈光。
• 自動調整方向為以閱讀為基礎的文件內容正確地轉動已掃描影像