如何選擇合適的高速文件掃描器？

經常有客戶問在選購高速文件掃描器時，不知道那一個牌子、那一款型號最適合自已的需要。有些以價錢為先、有些以品牌為先、有些則只是看過雜誌廣告介紹！

我們會向客戶提出以下幾個問題，在了解到客戶的真正要求及預算後，便能夠推薦最合適的文件掃描器。大家可作為參考。

1. 要買A4機 或 A3機? （即大部份要掃描的文件的最大尺寸）

• 因為價錢相差很大，一部A4機售價由港幣數千元到二萬元以內，視乎速度與功能而定。一部A3機價錢約售港幣三萬元起。如果要掃描的A3文件不多，可以選擇買A4機，小量的A3文件用影印機處理。

     2. 是否有庫存的文件需要掃描 (清backlog)? 是否要限時處理？

• 不同型號的掃描器，每日掃描量都有分別。客戶可參考產品目錄，或向代理查詢。但要知道生產量（Production Yield）絕不是以掃描器每分鐘的速度 x 60 分鐘 x 8 小時。例如一部1分鐘可掃描45張A4紙的掃描器，以一個人每日8小時工作計算，並不是 45 x 60 x 8 = 21,600！而是每日大概可處理 4,000張。因為尚有拆釘、整理、索引及QC等其它工序。

• 客戶應跟據庫存的文件量及時限，去選擇每日達到所需生產量的掃描器。例如庫存500箱文件，用一部每日掃3,000張的掃描器，可能要500個工作天才能完成。這樣便可能要投入更多資源去縮短工作時間。因為人工始終是最貴的。

• 如果在完成掃描大量庫存文件後，每日要處理的文件數量不多，或者可考慮外判掃描服務，以控制成本。

     3. 日常要掃描的文件數量有幾多？

• 一般中小企可選擇每日掃描量有3,000 - 4,000張的高速掃描器。就算每日要掃描的文件量沒有那麼多，但因為掃描速度快，只需要用很少的時間就能夠完成工作。當然，如果每日要掃描的文件量超過這個數量，就要選擇更高速的型號。

    4. 要掃描的文件種類？

• 如果要掃描一些會計文件，就要選擇一些在分紙/送紙及圖像處理上技術比較先進的型號。因為會計文件每張都有不同的尺寸、顏色及厚薄。

• 如果分紙/送紙的功能差，就會很容易疊紙，雖然有些型號採用了超聲波疊紙偵測的技術（文件在掃描時會同時通過感應器，如果疊紙就會偵測到在兩張紙中間形成的空氣層），但只代表能“偵測到”，並不是“減少了”疊紙的出現。所以最重要是分紙/送紙的技術好才能解決疊紙的問題。

• 另外圖像處理技術差，就可能經常要重新調較掃描器的設定去掃描出最佳的映象，例如：光暗、對比、解像度、甚至要用灰階或彩色掃描。大大影響了生產量。

     5. 維修保養？消耗品？

• 有些品牌售價會比較便宜，但往後每年的維修費用卻十分高昂。在有維修保養及正常情況下使用，一部高速文件掃描器應該可使用3年。所以應以整體的價錢作比較。

• 文件掃描器的消耗品就是分紙/送紙道上的膠轆。膠轆因經常磨擦，在使用一段時間後就要更換。所以膠轆的壽命與價錢亦是成本。

當然，最好直接聯絡我們的同事 (Tel: 2246-0023)，以提供更專業的意見。